Le courriel et ses limites comme moyen de communication
Le courriel comme moyen de communication : Le courriel a ses limites comme moyen de communication. En effet, l’expéditeur et le destinataire ne voient pas leurs réactions mutuelles ce qui crée un risque assez sérieux d’erreurs d’interprétation. Cette possibilité des perceptions erronées s’explique par le fait que le langage non verbal, dont le ton de la voix, fait défaut aux messages par courriel.
C’est ainsi qu’énoncée par courriel, une blague maladroite peut mettre votre collègue ou ami dans une colère noire. Un simple reproche peut avoir des allures de menaces de congédiement et un léger désaccord peut prendre des proportions impressionnantes.
Malheureusement, le choix des mots utilisés dans votre message n’aurait qu’un faible impact dans la compréhension du texte. Dans une conversation, on interprète les signaux muets de notre interlocuteur. La personne avec qui vous parlez, peut taper du pied, détourner le regard, froncer les sourcils, lever les yeux au ciel, sourire ou hocher la tête…
*
Ainsi, on adapte notre propre réaction et notre message en conséquence. Face à la réaction du interlocuteur, on nuance, on adopte un ton plus sérieux ou plus léger, on explique une autre fois, enfin, on fait vibrer une autre corde. Tous ces moyens sont très difficiles, voire impossibles à faire par courriel.
C’est pourquoi le courriel ne peut servir dans toutes les situations. Or, d’après les recherches scientifiques, le courriel compte pour plus de 90% de la communication par Internet.
Pour une gestion des courriels adéquate, il faut utiliser ce moyen de communication pour transmettre des renseignements brefs et factuels: fournir des données, apporter une précision, fixer ou confirmer un rendez-vous, etc.
Vous avez quelque chose de long ou de complexe à dire? Mieux vaut s’exprimer de vive voix plutôt que d’envoyer une dissertation par ce courrier électronique qui, de toute façon, sera peut-être mal comprise. Grosso modo, seule, devant son ordinateur, la personne qui reçoit un tel message risque de le prendre mal. Le destinataire laissera courir son imagination et interprétera le message à sa façon.
*
En tout cas, le courriel est inapproprié pour exprimer votre mécontentement, une critique, une réprimandé, bref, pour tous les sujets délicats.
Pour se faire comprendre ou pour calmer le jeu, une discussion en tête-à-tête ou le bon vieux téléphone n’ont pas leur pareil. Même les félicitations gagnent en sincérité lorsqu’elles sont transmises oralement et viennent alors avec la chaleur humaine quand on entend l’émotion dans la voix et on la voit dans le regard.
(N’oubliez pas que ces modes de communication classiques, au contraire du courriel, ne laissent pas de traces compromettantes pouvant venir nous hanter plus tard).
Parfois cependant, c’est justement parce que le courriel laisse mal passer les émotions qu’on est parfois tenté d’y recourir pour annoncer de mauvaises nouvelles. Certains boss l’utilisent même pour congédier leurs employés. Cela dénote plutôt un manque de courage et c’est une façon de passer un message sans s’engager émotionnellement.
Voici quelques conseils pour éviter les gaffes :
- Vérifiez toujours que le destinataire est le bon : Appuyer par erreur sur le nom voisin ou encore sur la touche « répondre à tous » créera des problèmes.
- Préférez les échanges de vive voix : Une rencontre ou une conversation par téléphone sont tout indiquées pour les échanges délicats.
- Utilisez plusieurs adresses électroniques: une à des fins strictement professionnelles, une autre pour des échanges personnels, une autre pour vos contacts sociaux dans l’Internet, etc.
- Écrivez au calme : Ne rédigez jamais un courriel sous le coup d’une vive émotion ou de la colère. Les écrits restent et peuvent vous attirer des ennuis.
- Patientez : Avant de répondre à un courriel problématique, laissez-le mijoter quelques heures, si possible.
- Avant d’envoyer votre message, relisez-le deux fois plutôt qu’une. Le ton, est-il juste? Le message, est-il clair? Les fautes de frappe? Si vous n’êtes pas certain que votre message exprime bien votre pensée, si vous jugez nécessaire recourir aux binettes (emoticons ou smileys) pour mieux vous faire comprendre, décrochez plutôt le téléphone.
- N’écrivez jamais rien par courriel que vous ne voudriez pas voir publié dans un journal. Abstenez-vous donc de vous moquer d’un collègue. Aussi de mentionner des projets confidentiels, de faire de blagues racistes ou sexistes. Ne publiez jamais des propositions osées, etc. L’autocensure doit prévaloir.
- Si vous envoyez un message à plusieurs personnes à la fois (c’est parfois nécessaire), utilisez l’option CCI (copie conforme invisible) qui sert à masques les adresses électroniques des destinataires et donc, à éviter de les révéler à tout le groupe.
Par ElBa.
