Technicien en bureautique au Québec
Oubliez l’image stéréotypée de la secrétaire qui ne fait que recevoir les clients sur place, répondre au téléphone, arranger les rendez-vous du patron, classer des documents, faire des photocopies et apporter le café au boss. Cette vue de la secrétaire-réceptionniste est dépassée et le technicien spécialisé en coordination du travail du bureau est un employé polyvalent et efficace, un vrai professionnel qui joue un rôle clé au sein d’une entreprise.
En tant que technicienne ou technicien en bureautique, on est responsable de la planification, de l’organisation et du suivi de l’ensemble des activités de bureau et de soutien au sein de l’organisation, au sein des petites et moyennes entreprises (PME) ou d’un département d’une grande entreprise.
Le technicien en bureautique accueille et informe la clientèle sur l’organisation que ce soit par téléphone ou en personne, il doit être en mesure de répondre aux demandes ou aux questions, de produire et rédiger divers types de lettres, rapports ou autres documents d’affaires demandés par le supérieur, ainsi qu’effectuer la mise à jour et le classement des dossiers et rapports. Il peut planifier et organiser l’emploi du temps de son employeur.
Cet employé maitrise la gestion du matériel et des logiciels informatiques, il planifie les horaires des membres de son service, élabore des tableaux statistiques et des rapports qui seront présentées aux gestionnaires de l’entreprise, participe au développement d’applications bureautiques répondant aux besoins spécifiques de l’organisation, prépare les réunions, donne de l’information à de la clientèle provenant de partout dans le monde, etc.
Dans le cas d’une petite entreprise (clinique, commerce, bureau de professionnels, etc.), il effectue la comptabilité de base et la tenue des livres comptables et participe à l’implantation des systèmes informatiques au sein de l’entreprise.
Il peut être appelé à organiser l’environnement de travail bureautique, notamment élaborer des méthodes de classement, concevoir des modèles et outils automatisés de bureau à l’aide d’applications bureautiques, effectuer différentes recherches de nature administrative et financières nécessaires aux présentations et aux réunions du supérieur.
Les techniciens obtiennent la responsabilité d’un budget et supervisent l’achat et le suivi de matériel, ils ont appris à utiliser de nombreux logiciels de traitement de texte, de traitement de données, de comptabilité et de présentation multimédias. Ils connaissent bien Internet.
Au sein de grandes organisations, le technicien en bureautique pourrait être appelé à coordonner et superviser une équipe d’agents de secrétariat.
En fin de compte, le technicien en bureautique est un adjoint administratif auprès de l’organisation.
Pour pouvoir travailler de technicien en bureautique, il faut aimer travailler avec le public. Il faut être diplomate, avoir du tact et de politesse. Il ne faut pas oublier que cet employé représente le premier contact de l’entreprise avec le client et de cette façon la première impression du client sur l’entreprise est la copie conforme de la conduite du technicien en bureautique.
Ce travailleur doit avoir un sens de l’organisation, de planification, des responsabilités, honnêteté et discrétion car il doit traiter des dossiers confidentiels. Il doit être autonome, car il travaille souvent seul et il doit être capable de régler des problèmes différents reliés à un client impatient ou mécontent.
Il possède une facilité d’adaptation au milieu et aux changements. Il fait ses propres recherches pour demeurer à la fine pointe de la technologie. Le souci du travail bien fait et l’esprit d’équipe sont deux autres qualités indispensables.
Il faut maîtriser la langue française parlée et écrite car cet employé rédige souvent des documents et répond au téléphone. Une bonne connaissance de la langue anglaise parlé et écrite est un atout et dans certains domaines le bilinguisme est exigé.
Ce métier est apparenté à un nombre d’autres métiers, tels adjoint à la direction, adjoint administratif, agent de bureau, agent du service à la clientèle, concepteur de documents multimédias, concepteur de pages web, concepteur de présentations multimédias, coordonnateur du travail de bureau, secrétaire administratif, secrétaire juridique, secrétaire médicale, secrétaire-comptable, secrétaire-scientifique, secrétaire-technique, technicien en traitement de données, etc.
Les perspectives sont très bonnes au cours des prochaines années pour les techniciennes en bureautique. En fait, la plupart des diplômées obtiennent un emploi avant de terminer leurs études. Plusieurs collèges québécois, reçoivent de deux à trois fois plus d’offres que de diplômés disponibles et parfois même davantage dans les régions de l’extérieur des grands centres. Plusieurs finissants obtiennent un emploi dans leur milieu de stage.
D’ailleurs, il y a aura de nombreux départs à la retraite au cours des prochaines années, ce qui permettra d’améliorer le placement. Dans les secteurs juridique et médical, les perspectives semblent s’améliorer grandement par rapport aux années précédentes difficiles.
Notez qu’au Québec, pour devenir secrétaire médical ou juridique il faut avoir une formation complémentaire :
Par exemple, pour devenir secrétaire médical, il faut compléter ta formation par le programme d’A.S.P. en secrétariat médical d’une durée de 450 heures, c’est-à-dire environ 4 mois à temps complet (cours en notions de biologie humaine, terminologie médicale, fonctions du corps humain, locomotion et système nerveux, relations interpersonnelles, documents médicaux, fournitures médicales, opérations comptables propres au secteur de la santé, stage en milieu médical d’une durée de 3 semaines). Il est possible également compléter la formation par le programme d’A.E.C. en transcription médicale ayant une durée totale de 975 heures (43 semaines) à temps plein (terminologie médicale, méthodes de doigté au clavier, notions de biologie, notions de pharmacologie, notions de médecine générale, médecine clinique, données médico-administratives, révision à la grammaire française, logiciels d’applications, grammaire française avancée, saisie de données, transcription médicale, saisie spécialisée de données, enjeux éthiques et légaux, stage en milieu de travail).
Pour devenir secrétaire juridique, la formation dans le cadre du programme d’A.S.P. en secrétariat juridique est nécessaire. D’une durée de 450 heures, ce programme comporte des cours en relations interpersonnelles, requêtes et inscriptions, terminologie juridique anglaise, actes de procédure civile, dossiers contestés en divorce, cahier de notes et autorités, actes notariés, matières non contentieuses, constitution d’une entreprise, stage en milieu juridique (cabinet d’avocats, cabinet de notaires, bureau d’aide juridique, bureau de syndic de faillite, Palais de justice, etc.) d’une durée de 3 semaines, etc.
Par ElBa
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