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Soutien administratif

Soutien administratif

Soutien administratif

Aujourd’hui, plusieurs niveaux de formation et plusieurs choix ouvrent les portes du soutien administratif. Une bonne employée en soutien administratif doit être un excellent communicateur, peu importe si elle travaille avec une seule personne, dans un studio d’avocats ou dans une grande division de ressources humaines. Il faut toujours être disciplinée, savoir écrire, savoir exprimer ses idées clairement pour que les gens n’interprètent pas ses paroles n’importe comment.

Tout d’abord, au secondaire, trois types de parcours s’offrent aux personnes qui souhaitent œuvrer en soutien administratif. Ces trois formations sont offertes dans les établissements publics sous la responsabilité des commissions scolaires, ainsi que dans certains établissements privés. En effet, on peut opter pour le diplôme d’études professionnelles (DEP) de 12 à 15 mois ; pour l’attestation de spécialisation professionnelle (ASP) de trois à quatre mois de formation pour les titulaires d’un DEP qui souhaitent se spécialiser ; l’attestation de formation professionnelle (AFP), une formation semi-spécialisée pour les personnes de plus de 15 ans qui ont réussi leurs cours de base en deuxième secondaire.

Il existe un DEP en secrétariat et trois ASP : en secrétariat bilingue, en secrétariat juridique, en secrétariat médical. Il existe également le diplôme d’études professionnelles en secrétariat inuktitut, cette langue ancestrale des Inuits, ainsi que l’ASP en comptabilité informatisée et finance et le DEP en soutien informatique.

En ce qui concerne les attestations de formation professionnelle, elles mènent toutes à des postes de commis, tels commis de bureau, commis à la réception et à l’expédition, commis au service de messagerie ou commis aux services à la clientèle.

De leur côté, plusieurs établissements privés se consacrent à l’enseignement du secrétariat. Le CSM (Collège supérieur de Montréal, anciennement Collège de secrétariat moderne), par exemple, offre un DEP en secrétariat et en comptabilité. Ce Collège propose aussi des formations maison en secrétariat juridique et médical.

Au niveau collégial, les formations d’un an mènent à AEC (attestation d’études collégiales) et côtoient les programmes techniques de trois ans (DEC ou diplôme d’études collégiales). Il existe pas moins de quarante AEC, dont certaines sont propres à une seule institution. Par exemple, le Collège Laflèche offre le programme de l’Actualisation de Sites Web transactionnels liés au commerce électronique; le Collège O’Sullivan de Québec a conçu le programme de l’Actualisation en bureautique en immersion anglaise ; le Cégep de Saint-Hyacinthe offre la l’AEC en bureautique et comptabilité et le Cégep de Chicoutimi  – l’AEC en administration et bureautique. Mais ces offres de programmes peuvent varier d’une année à l’autre.

En tout cas, au niveau du DEC, c’est surtout la technique de bureautique qui retient l’attention. Des spécialisations sont possibles dans le cadre de cette formation : coordination du travail de bureau et microédition et hypermédia. La première formation met l’accent sur la gestion du matériel et des logiciels, ainsi que sur la supervision de personnel. La seconde sur l’éditique. La coordination du travail de bureau permet aux élèves d’accéder à des postes de niveau supérieur. On fonde de gros espoirs sur les possibilités de carrière que devraient connaître les diplômées de cette spécialisation. Sur l’île de Montréal, un seul établissement offre cette option dans le cadre du DEC : le Cégep André-Laurendeau.

La formation inclut l’utilisation de quelques logiciels de traitement de texte, de traitement de données, de comptabilité et de présentation multimédia, la technique de la responsabilité ou de la supervision des achats et le suivi de matériel pour les employés de bureau.

Quant au perfectionnement à distance, la Fédération des secrétaires professionnelles du Québec a participé à l’élaboration d’un certificat en gestion de travail de bureau, dispensé depuis 1991 par la Télé-université de l’Université du Québec, connue comme Téluq. Ce certificat permet aux secrétaires de se perfectionner en gestion, langues, bureautique relations humaines, communication et culture générale. La formation comporte entre autres des cours de gestion informatisée, administration financière, droit du travail, politiques et pratiques de rémunération.

En fait, la formation conduit à plusieurs emplois et les diplômées ont la possibilité de devenir un jour coordonnatrices d’une équipe, adjointes administratifs, formatrices en milieu de travail ou techniciennes de bureau. Elles pourront, par exemple, coordonner le travail d’une équipe de commis ou se retrouver au service des ressources humaines et participer au processus d’embauche du personnel, où la formation et l’évaluation des employés seront au nombre de leurs compétences.

Rappelons finalement que l’assiduité représente la clé du succès et que la bonne communication permet de tisser un lien de confiance autant avec les employés qu’avec les employeurs. Mais cette confiance est souvent mise à épreuve, ainsi qu’il faut savoir conserver un bon climat de travail.

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