Économie en vrac

Dématérialisation des processus

Dématérialisation des processus

Dématérialisation des processus

La dématérialisation des processus dans le fonctionnement d’une entreprise est l’acte de transformer un flux de documents papier qui s’accumulent au cours de la vie d’une entreprise, en flux numériques. Les traitements des documents deviennent donc ses traitements automatisés. Il s’agit de la transformation d’un grand nombre de documents, tels le courrier, la communication interne, les factures, les chèques, les appels d’offres, les déclarations d’impôts, bref, toute activité qui produit des documents.

C’est le transfert de l’information (textes, sons, images) stockée sur un support analogique (comme le papier) à une information stockée sur un support numérique (comme une clé USB). Pourtant, la dématérialisation, c’est plus que la numérisation des documents papier et le transfert des informations sur un support numérique. En fait, on peut parler de la dématérialisation native, c’est-à-dire, le processus de la création directe des informations sur un support numérique.

La dématérialisation des processus repose sur quatre étapes principales : la création du document, sa gestion, sa diffusion et sa conservation qui se développent en chaîne. Pour assurer une dématérialisation réussie, il est nécessaire de garantir la continuité et la sécurisation de cette chaîne de dématérialisation. Les besoins de cette garantie sont atteints par l’application de quatre éléments, notamment par la signature électronique ; la validation de la dématérialisation par la Loi qui reconnaît la validité d’un document numérique ; la sécurisation des échanges de documents qui doivent circuler sans modification et peuvent à tout moment être identifiés par leur émetteur ; l’archivage sécuritaire des documents sans aucune modification et sur de longues durées, surtout quand les documents doivent rester accessibles grâce à l’utilisation de logiciels et appareils adéquats. D’ailleurs, les documents numérisés doivent être classés selon des références compréhensibles par l’entreprise.

La dématérialisation des documents est un processus complexe, ainsi plusieurs compagnies offrent des solutions innovantes qui couvrent l’ensemble du traitement, de la gestion et la conservation des documents dématérialisés.

La dématérialisation des documents est devenue une préoccupation majeure pour les entreprises; et tous les secteurs, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont concernés par ce processus. Toutes les entreprises et organismes sont donc en recherche de solutions leur permettant une automatisation des processus pour rationaliser et optimiser le traitement des documents. Le marché des logiciels de gestion de la productivité est en pleine expansion. Les solutions visant à répondre aux exigences du marché sont nombreuses et on recommande de se baser sur une plateforme informatique spécialisée pour demander conseil sur le développement de l’intranet, la gestion des projets, le flux de documents, sur l’ensemble du processus, enfin. Aujourd’hui, une entreprise ne peut survivre sans la conception de son propre processus de la dématérialisation des documents, dès leur production jusqu’à la conservation, en passant par la gestion.

Bureau et ordinateurs

Bureau et ordinateurs

Illustration par Megan Jorgensen

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